Kun yritys tarvitsee uuden työntekijän, kiire houkuttelee aloittamaan työpaikkailmoituksesta. Onnistunut rekrytointi alkaa kuitenkin jo ennen ilmoituksen kirjoittamista. Ensin on ymmärrettävä, mitä työtä pitää saada tehdyksi, millaista osaamista tehtävä vaatii ja kuinka pitkäksi aikaa työntekijää tarvitaan.
Selkeästi suunniteltu rekrytointiprosessi säästää aikaa, helpottaa hakijoiden vertailua ja vähentää hätiköityjen valintojen riskiä. Samalla se rakentaa luottamusta hakijoihin. Hyvä rekrytointi ei ole vain avoimen paikan täyttämistä, vaan oikean ihmisen, työn ja työyhteisön yhdistämistä.
1. Määrittele todellinen työntekijätarve
Ennen rekrytoinnin käynnistämistä kannattaa pysähtyä kolmen kysymyksen äärelle:
- Mitä työtä uuden työntekijän pitää saada aikaan?
- Mitkä taidot ovat tehtävässä välttämättömiä?
- Onko tarve tilapäinen, jatkuva vai vielä epävarma?
Kaikkea ei tarvitse sisällyttää vaatimuslistaan. Pitkä luettelo voi rajata pois hyviä hakijoita, joilla olisi tehtävään tarvittava osaaminen ja valmius oppia lisää. Erota siksi välttämättömät vaatimukset asioista, jotka voidaan opettaa perehdytyksen aikana.
Samalla on hyvä tarkastella tiimiä kokonaisuutena. Tarvitaanko lisää tietyn alan osaamista, kokemusta kiireisistä työympäristöistä vai kykyä toimia itsenäisesti? Mitä tarkemmin tarve on määritelty, sitä helpompi rekrytointia on viedä eteenpäin.
2. Valitse tilanteeseen sopiva rekrytointitapa
Kaikkiin työntekijätarpeisiin ei sovi sama ratkaisu. Vakituiseen tehtävään voidaan etsiä työntekijää suorarekrytoinnilla, jolloin valittu henkilö solmii työsuhteen suoraan yrityksen kanssa.
Kun työvoiman tarve vaihtelee, alkaa nopeasti tai kestää vain tietyn ajan, henkilöstövuokraus voi olla joustava vaihtoehto. Vuokratyössä työntekijä on Bolt.Worksin työntekijä ja työskentelee asiakasyrityksen ohjeiden mukaisesti. Bolt.Works huolehtii työnantajavelvoitteista, kuten palkanmaksusta, vakuutuksista, eläkkeistä ja työterveyshuollosta.
Vaativissa asiantuntija-, toimihenkilö- ja johtotason rekrytoinneissa sopiva ratkaisu voi olla suorahaku. Jos tarvittavaa osaamista ei ole riittävästi saatavilla Suomesta, myös kansainvälinen rekrytointi tai osaajia valmistavat koulutusratkaisut voivat avata uusia mahdollisuuksia.
Rekrytointitavan valinnassa tärkeintä ei ole palvelun nimi, vaan se, miten hyvin ratkaisu vastaa yrityksen todelliseen tilanteeseen.
3. Kirjoita työpaikkailmoitus ihmiselle
Hyvä työpaikkailmoitus kertoo selkeästi, mitä työ käytännössä tarkoittaa. Hakijan pitäisi ymmärtää ainakin:
- mitä tehtävässä tehdään
- missä ja milloin työtä tehdään
- millaista osaamista tarvitaan
- millainen työsuhde on tarjolla
- miten rekrytointi etenee
- miksi tehtävää kannattaa hakea
Vältä ympäripyöreitä lupauksia ja tarpeettoman pitkiä vaatimuslistoja. Konkreettinen kuvaus työpäivästä kertoo enemmän kuin ilmaus ”monipuolinen näköalapaikka”. Jos työ on fyysisesti vaativaa, vuorotyötä tai edellyttää tiettyjä lupia, asia kannattaa sanoa suoraan.
Selkeys palvelee sekä yritystä että hakijaa. Kun tehtävästä annetaan realistinen kuva, hakija pystyy arvioimaan paremmin, sopiiko työ hänen osaamiseensa ja elämäntilanteeseensa.
4. Tavoita oikeat hakijat oikeissa kanavissa
Rekrytointikanavat kannattaa valita tehtävän ja kohderyhmän mukaan. Yksi ilmoituskanava ei tavoita kaikkia, eikä näkyvyyden määrä yksin ratkaise rekrytoinnin onnistumista.
Mahdollisia kanavia ovat esimerkiksi työpaikkasivustot, sosiaalinen media, ammatilliset verkostot, oppilaitosyhteistyö ja työntekijöiden suosittelut. Henkilöstöalan kumppani voi lisäksi auttaa tavoittamaan työntekijöitä, jotka ovat jo valmiiksi palvelun hakijaverkostossa.
Kanavien valinnassa kannattaa kysyä, missä tehtävään sopivat ihmiset etsivät työtä ja millainen viesti saa heidät kiinnostumaan. Rakennusalan ammattilaista, logistiikkatyöntekijää ja HoReCa-alan osaajaa ei välttämättä tavoiteta samalla tavalla.
5. Arvioi hakijoita johdonmukaisesti ja reilusti
Hakijoiden arvioinnin pitää perustua tehtävän kannalta olennaisiin asioihin. Selkeät arviointikriteerit auttavat vertailemaan hakijoita tasapuolisesti ja pitämään huomion osaamisessa.
Haastattelussa kaikille hakijoille kannattaa esittää samat keskeiset kysymykset. Pyydä lisäksi käytännön esimerkkejä: miten hakija on toiminut kiireessä, ratkaissut ongelman tai oppinut uuden työtehtävän?
Tarvittaessa valintaa voidaan tukea työnäytteillä, soveltuvuustesteillä tai henkilöarvioinneilla. Arviointimenetelmän pitää kuitenkin aina sopia tehtävään. Raskas arviointiprosessi ei tuo lisäarvoa, jos työssä tarvittavat valmiudet voidaan selvittää luotettavasti keskustelulla ja käytännön näytöllä.
Teknologia voi nopeuttaa hakemusten käsittelyä ja vähentää manuaalista työtä. Lopullinen arvio vaatii silti ihmistä, joka ymmärtää tehtävän, työympäristön ja hakijan tilanteen.
6. Huolehdi hakijakokemuksesta koko prosessin ajan
Hyvä hakijakokemus syntyy ennen kaikkea selkeästä viestinnästä. Hakijan pitää tietää, mitä seuraavaksi tapahtuu ja milloin hän voi odottaa vastausta.
Pitkät hiljaiset jaksot, epäselvät ohjeet ja viime hetkellä muuttuvat aikataulut heikentävät luottamusta. Kaikkia hakijoita ei voida valita, mutta jokainen voidaan kohdata asiallisesti.
Toimiva rekrytointiviestintä sisältää ainakin:
- vahvistuksen hakemuksen vastaanottamisesta
- tiedon prosessin vaiheista ja aikataulusta
- selkeät haastatteluohjeet
- ilmoituksen valinnasta tai prosessin päättymisestä
- rakentavan palautteen silloin, kun sitä voidaan antaa
Hakijakokemus vaikuttaa myös yrityksen työnantajamielikuvaan. Jokainen rekrytointiin osallistuva hakija muodostaa kokemuksensa perusteella käsityksen siitä, miten yritys kohtelee ihmisiä.
7. Aloita perehdytys ennen ensimmäistä työpäivää
Rekrytointi ei pääty työsopimukseen. Uuden työntekijän onnistunut alku ratkaisee, kuinka nopeasti hän pääsee kiinni työhön ja osaksi työyhteisöä.
Hyvä perehdytys työpaikalla alkaa jo ennen ensimmäistä työpäivää. Työntekijälle kerrotaan etukäteen, milloin ja minne hän saapuu, kuka ottaa hänet vastaan ja mitä hänen pitää ottaa mukaansa.
Ensimmäisinä päivinä on tärkeää käydä läpi työtehtävät, turvallisuusohjeet, työvälineet, yhteiset toimintatavat ja se, keneltä voi pyytää apua. Perehdytyksen etenemistä kannattaa seurata myös aloituksen jälkeen. Yksi tietopaketti ensimmäisenä päivänä ei vielä takaa, että työntekijä on saanut tarvitsemansa tuen.
8. Mittaa rekrytoinnin onnistumista järkevästi
Rekrytointia kannattaa kehittää tiedon perusteella, mutta mittareita ei tarvita kymmeniä. Usein muutama käytännöllinen mittari riittää:
- kuinka kauan rekrytointi kesti
- kuinka paljon sopivia hakijoita saatiin
- pysyikö prosessi suunnitellussa aikataulussa
- vastasiko valitun henkilön osaaminen työn vaatimuksia
- miten uusi työntekijä pääsi alkuun
- millaista palautetta hakijat ja esihenkilöt antoivat
Nopea rekrytointi ei ole onnistunut, jos työntekijä ja tehtävä eivät sovi yhteen. Toisaalta täydellisyyden tavoittelu voi pitkittää prosessia niin, että sopivat hakijat ehtivät siirtyä muualle. Tavoitteena on riittävän nopea, huolellinen ja reilu päätös.
Milloin rekrytointi kannattaa antaa kumppanin hoidettavaksi?
Ulkoiset rekrytointipalvelut ovat hyödyllisiä erityisesti silloin, kun työntekijä tarvitaan nopeasti, omat resurssit ovat tiukilla tai tehtävään sopivia hakijoita on vaikea tavoittaa.
Hyvä rekrytointikumppani ei aloita tarjoamalla valmista ratkaisua. Ensin sen pitää ymmärtää yrityksen työ, aikataulu ja osaamistarve. Tämän jälkeen voidaan valita tilanteeseen sopiva tapa löytää työntekijä.
Bolt.Works yhdistää paikallisen toimialaosaamisen, rekrytoinnin ammattilaiset ja teknologian. Bolt.Works-sovellus auttaa sujuvoittamaan henkilöstöpalveluihin liittyviä vaiheita, mutta ihmiset ovat edelleen rekrytoinnin ytimessä. Yritys saa tukea työntekijöiden löytämiseen, ja työntekijä saa selkeän yhteyden työnantajaansa.
Onnistunut rekrytointi rakentuu selkeydestä
Toimiva rekrytointiprosessi ei tarvitse korulauseita tai tarpeettoman monimutkaisia vaiheita. Se tarvitsee selkeän tarpeen, realistisen työpaikkailmoituksen, reilun arvioinnin, ajantasaisen viestinnän ja hyvän perehdytyksen.
Kun nämä asiat ovat kunnossa, yrityksen on helpompi löytää työhön sopiva ihminen ja hakijan helpompi tehdä oma päätöksensä. Bolt.Works auttaa yrityksiä löytämään työntekijöitä lyhyisiin ja pitkiin tarpeisiin tavalla, jossa teknologia tekee prosessista sujuvamman ja ihminen pysyy tärkeimpänä.
